La presente política tiene como propósito formalizar y divulgar el compromiso de VIDAL ROJAS Y CIA S.A.S. en el cumplimiento de la normatividad vigente y aplicable para el tratamiento de los datos personales y la garantía de respeto de los derechos de los titulares de la información que la empresa maneja en el desarrollo de sus negocios.

VIDAL ROJAS Y CIA S.A.S. es una sociedad cuyo objeto social es MANTENIMIENTO Y REPARACIÓN DE VEHÍCULOS AUTOMOTORES, COMERCIO DE PARTES, PIEZAS (AUTOPARTES) Y ACCESORIOS (LUJOS) PARA VEHÍCULOS AUTOMOTORES, COMERCIO AL POR MENOS DE LUBRICANTES (ACEITES, GRASAS), ADITIVOS Y PRODUCTOS DE LIMPIEZA PARA VEHÍCULOS AUTOMOTORES, MANTENIMIENTO Y REPARACION DE MOTOCICLETAS Y DE SUS PARTES Y PIEZAS, además, todas aquellas actividades comerciales lícitas e inherentes al desarrollo del objeto social.

Los datos de contacto de VIDAL ROJAS Y CIA S.A.S., para efectos de protección de datos, son:

ÁMBITO DE APLICACIÓN Y ALCANCE

La política de protección de datos personales aplica para el tratamiento de la información de los titulares, cuya responsabilidad es de VIDAL ROJAS Y CIA S.A.S., por lo que la compañía realiza capacitación y de divulgación necesaria para que sus colaboradores conozcan y apliquen los procedimientos relacionados, garantizando su adecuada implementación. Así mismo pone a disposición el presente documento en su página web para conocimiento de todas las partes interesadas.

PRINCIPALES DISPOSICIONES NORMATIVAS

  • CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA (1991): por la cual se consagra, en los artículos No. 15 y No. 20, el derecho que tienen todas las personas de conocer, de actualizar, de rectificar o de solicitar la supresión de la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos y en archivos de entidades públicas y privadas, nacionales o extranjeras (habeas data).
  • LEY ESTATUARIA No. 1581 (17-Oct-2012): por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales y desarrolla el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo No. 15 de la constitución política, así como el derecho a la información consagrado en el artículo No. 20 de la misma.
  • DECRETO No. 1377 (27-Jun-2013): por el cual se reglamenta parcialmente la ley No. 1581 de 2012, facilitando su implementación y cumplimiento en los aspectos relacionados con la autorización del titular de información para el tratamiento de sus datos personales, las políticas de tratamiento de los responsables y los encargados, el ejercicio de los derechos de los titulares de información, las transferencias de datos personales y la responsabilidad demostrada frente al tratamiento de datos personales.
  • DECRETO No. 1074 (26-May-2015): por el cual se expide el decreto único reglamentario del sector comercio, industria y turismo, incluyendo disposiciones generales para la protección de datos personales que reglamentan parcialmente la ley No. 1581 de 2012.
  • LEY 2300 (10-jul-2023): La cual tiene por objeto proteger el derecho a la intimidad de los consumidores, estableciendo los canales, el horario y la periodicidad en la que estos pueden ser contactados por las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera y todas las personas naturales y jurídicas que adelanten gestiones de cobranzas de forma directa, por medio de terceros o por cesión de la obligación.
  •  

DEFINICIONES:

  • Autorización: Consentimiento expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
  • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento).
  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Los datos personales de los niños, niñas y adolescentes se encuentran prohibido, salvo aquellos que son públicos.
  • Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
  • Datos sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, los datos biométricos y la información financiera.
  • Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  • Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  • Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.

PRINCIPIOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

  • PRINCIPIO DE LEGALIDAD EN MATERIA DE TRATAMIENTO DE DATOS: El tratamiento a que se refiere la ley es una actividad que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
  • PRINCIPIO DE FINALIDAD: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima, de acuerdo con la Constitución y con la ley, la cual debe ser informada al titular.
  • PRINCIPIO DE LIBERTAD: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
  • PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  • PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: En el tratamiento se debe garantizar el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
  • PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales y de las disposiciones legales. En este sentido, el tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no pueden estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
  • PRINCIPIO DE SEGURIDAD: La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento, se debe manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso, acceso no autorizado o fraudulento.
  • PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la legislación.

DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS

El titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se puede ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con la ley.
  • Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso dado a sus datos personales.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la legislación vigente y aplicable.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, los derechos y las garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procede cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o el encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley.
  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS

El responsable del tratamiento debe cumplir los siguientes deberes:

  • Garantizar al titular -en todo tiempo- el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
    • Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
    • Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
    • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, su pérdida, su consulta, su uso y/o su acceso no autorizado o fraudulento.
    • Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
    • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
    • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
    • Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
    • Exigir al encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
    • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
    • Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos.
    • Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
    • Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
    • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
    • Cumplir las instrucciones y los requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

FINALIDADES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE LOS TITULARES

VIDAL ROJAS Y CIA S.A.S. recolecta, almacena, usa, comparte, intercambia, transmite, transfiere y divulga datos personales de prospectos, clientes, colaboradores, socios, proveedores y contratistas con el fin de desarrollar su objeto social, durante y después de la relación contractual, pero no más allá del plazo razonable que fue informado al titular, de acuerdo a la normativa vigente.

La recolección de los datos se podrá hacer mediante formularios (hojas de negocio, orden de trabajo, contratos laborales y demás formatos o formularios) previamente definidos por la empresa y podrá compartir dicha información dentro del marco del objeto social con otras entidades y terceros con las siguientes finalidades:

  • Procesamiento y administración de los datos como cliente o usuario de la sociedad VIDAL ROJAS Y CIA S.A.S.
    • Ofrecer a través de medios propios o en conjunto con terceros información de nuevos lanzamientos de productos y/o beneficios.
    • Información adicional que beneficie la operación y/o manipulación de nuestros productos en caso de inconvenientes o fallas.
    • Cumplir con la notificación de información de interés cuando lo haya solicitado.
    • Estudiar y almacenar información asociada a solicitudes de alguno de nuestros productos que como futuro cliente debemos conocer para la establecer la relación comercial.
    • Atender solicitudes, quejas o reclamos.
    • Enviar comunicaciones relacionadas con las actividades comerciales de la sociedad VIDAL ROJAS Y CIA S.A.S. noticias e información útil para el ejercicio profesional, productos, ofertas, novedades, invitaciones a eventos, ofertas de empleo, propaganda, publicidad y/o encuestas sobre nuestros productos servicios y/o los productos y servicios de nuestros socios comerciales.
    • Fines estadísticos, mercadeo o análisis relacional de información, investigación, innovación y desarrollo de nuevos productos y/o servicios.
    • Compartir, incluyendo la transferencia y transmisión de sus datos personales, a terceros para los fines relacionados con la operación, de conformidad con el cumplimiento de los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia.
    • Uso para asuntos de seguridad y protección al interior de las instalaciones de la sociedad VIDAL ROJAS Y CIA S.A.S.
    • Envío de correspondencia.
    • Usar en fines legales, administrativos y comerciales.
    • Reporte a entidades de control.
    • Usar para fines comerciales los correos electrónicos, mensajes de texto (SMS y/o MMS) o cualquier medio análogo o digital de los titulares.
    • Uso y tratamiento de la imagen para incluirlos sobre fotografías; procedimientos análogos a la fotografía; producciones audiovisuales (Videos); así como de los Derechos de Autor; los Derechos Conexos y en general todos aquellos derechos de propiedad intelectual que tengan que ver con el derecho de imagen.
    • Todas aquellas actividades que resulten acordes con el objeto de la sociedad y que sean idóneas para ejecutar actividades de mercadeo y publicidad.

PROCEDIMIENTO PARA LA RECOLECCIÓN, ALMACENAMIENTO, USO, CIRCULACIÓN Y SUPRESIÓN DE LA INFORMACIÓN

Objetivo

Informar a los titulares de la información personal el procedimiento que sigue VIDAL ROJAS Y CIA S.A.S. para recolectar, almacenar, usar y circular los datos personales solicitados para su vinculación y posterior tratamiento.

Alcance

El procedimiento de recolección, de almacenamiento, de uso y de circulación de datos personales de los titulares aplica para aquellos vinculados con los prospectos, clientes, colaboradores, socios, proveedores y contratistas con los que VIDAL ROJAS Y CIA S.A.S. tiene relaciones comerciales.

Definiciones

  • AUTORIZACIÓN DE DATOS PERSONALES: Consentimiento previo, expreso e informado que solicita la compañía al titular de los datos personales para llevar a cabo el tratamiento de los mismos.
    • RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES: Solicitud de información personal al titular o dueño de la información, con el objetivo de realizar el tratamiento de datos con una finalidad específica.
    • ALMACENAMIENTO DE DATOS PERSONALES: Conservación, durante un período definido, de la información personal del titular de los datos, en medios digitales y/o físicos.
    • USO DE DATOS PERSONALES: Tratamiento de los datos personales del titular con un fin específico.
    • SUPRESIÓN DE DATOS PERSONALES: Eliminación de una base de datos o de carpetas físicas de la información personal de un titular. La supresión de datos personales no procede cuando el titular tenga un deber legal o contractual con VIDAL ROJAS Y CIA S.A.S. o en los casos donde se esté dando cumplimiento a un requisito legal.

Condiciones generales

VIDAL ROJAS Y CIA S.A.S. solo puede recolectar, usar o circular los datos personales mientras el titular tenga un deber legal o contractual con la compañía, de acuerdo con las finalidades que se justifican en esta política. Una vez finalizada la relación con el titular, los datos deben ser almacenados en las bases de datos de la compañía según los términos establecidos en la tabla de retención documental y de acuerdo a la naturaleza del vínculo.

Procedimiento

La recolección, el almacenamiento, el uso y la circulación de datos personales de los titulares se llevan a cabo de acuerdo con la normatividad vigente y las políticas de seguridad de la información de la compañía.

Antes de iniciar y formalizar alguna relación contractual con un tercero, VIDAL ROJAS Y CIA S.A.S. debe solicitar su información y su autorización de tratamiento de datos personales.

El uso y la circulación de los datos personales de los titulares se realizan teniendo en cuenta las finalidades del tratamiento de la información, solo si estas fueron previamente informadas y autorizadas por el titular.

Los datos personales de los titulares no deben ser suprimidos mientras este tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos de la empresa.

Una vez finalizado el contrato con el cliente y cumplidas las finalidades del tratamiento de datos de los titulares relacionados, la información debe ser conservada en la base de datos durante los términos definidos en la tabla de retención documental y, posteriormente, deben gestionarse de acuerdo con la disposición documental establecida.

PROCEDIMIENTO DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓN RELACIONADOS CON EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE TITULARES

Objetivo

Informar a los titulares de la información personal el procedimiento que deben seguir para realizar peticiones, consultas y reclamos, con el fin de ejercer sus derechos a conocer, a actualizar, a rectificar y a suprimir los datos personales y a revocar la autorización de tratamiento de datos.

Alcance

El procedimiento de acceso consulta y reclamación aplica para los titulares relacionados con VIDAL ROJAS Y CIA S.A.S. que tienen contratos vigentes con la empresa y quienes, en su momento, se les haya solicitado información de carácter personal.

Definiciones

  • ACTUALIZACIÓN DE DATOS: Solicitud, al responsable del tratamiento de datos, de la modificación, cambio o adición de algún dato personal que haya sido solicitado previamente por la compañía.
  • RECTIFICACIÓN DE DATOS: Confirmación, con el responsable de la base de datos, de la información personal que la compañía conserva y almacena.
  • SUPRESIÓN DE DATOS: Solicitud, al responsable de la base de datos, de eliminar los datos personales que fueron otorgados a la compañía para su tratamiento.
  • REVOCACIÓN DE LA AUTORIZACIÓN: Solicitud, al responsable del tratamiento de los datos personales, de anular o invalidar la autorización que previamente se le otorgó, conforme a la legislación vigente.

Condiciones Generales

  • Requisito de procedibilidad: El titular solo puede elevar quejas o reclamos ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez se haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable o encargado del tratamiento de los datos.
  • La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procede cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos de la empresa.
  • La revocación y/o supresión de datos personales procede cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley No. 1581 de 2012 y a la constitución política colombiana.

Procedimiento

Los titulares pueden consultar la información personal que repose en la base de datos de VIDAL ROJAS Y CIA S.A.S. mediante solicitud enviada al correo electrónico servicioalcliente@mazdaservicios.com, o a los números telefónicos 3174404792 en el que igualmente podrá contactarnos vía WhatsApp, suministrando la siguiente información:

  • Nombre e identificación del titular de los datos.
  • Copia legible del documento de identidad del titular de los datos.
  • Teléfono y correo electrónico de contacto.
  • Motivo de la comunicación (consulta de información).
  • Descripción clara de los hechos que dan lugar a la solicitud y, cuando sea necesario, enviar los documentos que se quiera hacer valer.

Una vez recibida la solicitud, VIDAL ROJAS Y CIA S.A.S. procede a validar que el registro individual corresponda al nombre del titular y al número de documento de identidad aportado. Si llega a existir alguna divergencia en los datos, se informa al titular, por correo electrónico, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de la consulta, con el fin de que el solicitante aclare la inconsistencia.

Si revisada la información aportada y los datos del titular son coincidentes se procede a enviar la respuesta al cliente en un término de diez (10) días hábiles.

Cuando no sea posible atender la consulta dentro de los diez (10) días hábiles establecidos, se informa al solicitante, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su solicitud en un término que no exceda cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.

El titular de datos personales que considere que la información almacenada en la base de datos de la compañía debe ser objeto de corrección, de actualización o de supresión o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley No. 1581 de 2012, puede elevar un reclamo ante VIDAL ROJAS Y CIA S.A.S., al correo electrónico servicioalcliente@mazdaservicios.com o a los números telefónicos 3174404792 en el que igualmente podrá contactarnos vía WhatsApp, suministrando la siguiente información:

Nombre e identificación del titular de los datos.

  • Copia legible del documento de identidad del titular de los datos.
  • Teléfono y correo electrónico de contacto.
  • Motivo del reclamo (corrección, actualización, supresión, revocación de la autorización o reclamo por incumplimiento de la ley No. 1581).
  • Descripción clara de los hechos que dan lugar a la solicitud y, cuando sea necesario, enviar adjunto al correo electrónico los documentos que se quiera hacer valer.

Una vez se reciba la solicitud, se revisa que el registro individual corresponda al nombre del titular y al número de documento de identidad aportado y valida que el reclamo contenga toda la información necesaria para iniciar el trámite.

Si llega a existir alguna divergencia en los datos o el reclamo resulta incompleto, se informa al cliente por correo electrónico dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo, para que el solicitante aclare la inconsistencia. Transcurridos dos (2) meses calendario desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información solicitada, se entiende que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo y validada la información del titular, se incluye en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles y se envía al cliente un correo electrónico comunicando la respuesta dentro de un término de diez (10) días hábiles.

En el evento en que no sea posible atender la consulta o reclamo dentro de los diez (10) días hábiles establecidos, se informa al titular de los datos, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su solicitud, en un término que no exceda de ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.

MODIFICACIONES Y ACTUALIZACIONES DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS

VIDAL ROJAS Y CIA S.A.S. se reserva el derecho a desarrollar modificaciones a las políticas, las cuales serán oportunamente comunicadas por medio de aviso publicado en la página web, incluyendo la revisión anual obligatoria. PUBLICIDAD, CONSULTA Y ENTRADA EN VIGENCIA La presente Política de Tratamiento de Datos Personales, será publicada en las distintas carteleras informativas al público, ubicadas en las diferentes sedes en que opere VIDAL ROJAS Y CIA S.A.S. así como también en la página, accediendo mediante el link “Política de Tratamiento de Datos Personales”.